בעידן בו כבר התרגלנו לעשות כמעט הכל מרחוק, החל מלהכיר חברים חדשים ובני או בנות זוג וכלה ברכישת בית או עסק במיליוני שקלים, הגיע הזמן שנוכל לבצע גם פרוצדורות בירוקרטיות מתישות באמצעות האינטרנט ומדינת ישראל בהחלט צועדת בכיוון זה ובמהירות. אחד השינויים העדכניים ביותר בתחום זה הוא האופציה של ביצוע אימות חתימה מרחוק, בשורות הבאות נסביר בקצרה מהו אימות חתימה, האם ניתן לבצע אותו מרחוק באמצעות תווך מקוון ואיך בדיוק הוא מבוצע באמצעות התווך הזה.
אז מה זה אימות חתימה ומתי הוא נדרש?
אימות חתימה היא פרוצדורה משפטית המעוגנת בסעיף 15 לפקודת הראיות הישראלית. פרוצדורה זו חייבת להתבצע על ידי עורך דין מוסמך בעל רישיון עריכת דין בתוקף. במסגרת האימות, נדרש עורך הדין לאמת את המרכיבים הבאים: א' עליו לוודא את זהותו של האדם החותם ולוודא שהאדם שאמור לחתום על המסמך הוא אכן האדם שחותם עליו. ב' עליו לוודא כי האדם החותם מבין את תוכן המסמך ומאשר כי כל הכתוב בו הוא אמת וג', עליו לוודא כי האדם מודע לתוכן המסמך והוא חותם עליו מתוך מודעות מלאה ובהסכמה. ברמה הפרקטית תהליך זה מסתכם בהתייצבות האדם החותם מול עורך הדין, בירור זהותו באמצעות תעודת זהות, הקראת תוכן האזהרה, הכוללת את האלמנטים אותם פירטנו לעיל וקבלת אישור מהחותם שהוא מבין ומאשר. לאחר מכן, יכול החותם לחתום את חתימתו על גבי המסמך ובהמשך לכך חותם גם עורך הדין ובכך נותן את אישורו לכך שאימת את החתימה על גבי המסמך.
הצורך בפרוצדורה של אימות חתימה הוא בעיקר במצבים בהם החתימה על המסמך אינה מתבצעת בנוכחות שני הצדדים. כך למשל, כאשר אדם מגיש תצהיר לבית המשפט, הוא חותם על התצהיר בביתו ומגיש אותו לבית המשפט – בית המשפט לא נוכח במעמד החתימה. בנוסף לכך, אימות חתימה נדרש בכל מקרה בו ישנו צורך מובהק באימות זהותו של החותם ובקבלת הצהרתו על כך שכל דבריו הם אמת. דוגמאות קלאסיות כוללות תצהירים לבתי משפט ותצהירים משפטיים אחרים, תקנון חברה בע"מ, טופס בקשה לפתיחת חשבון בנק של חברה בע"מ, מסמכי פירוק חברה בע"מ, מכרזים, רישיונות עסק וכן הלאה. בכל המקרים הללו, נדרש החותם על המסמך לגשת לעורך דין ולחתום על המסמך בפניו במסגרת התהליך של אימות חתימה כפי שפירטנו קודם לכן.
האם נדרש לבצע אימות חתימה מרחוק?
כפי שציינו בפתח דברינו, בשנים האחרונות עושה מדינת ישראל צעדים גדולים מאוד במעבר למרחב המקוון ובמיוחד במעבר של פרוצדורות בירוקרטיות בעלות היבט משפטי, אל המרחב המקוון. פרוצדורות משפטיות אלה מהוות את האתגר המורכב ביותר במעבר אל המרחב המקוון ובשנים האחרונות נחקקו חוקים שונים, כמו למשל חוק חתימה אלקטרונית (שנחקק כבר ב-2002, אך תוקן ב-2018 והכשיר את נושא החתימה הדיגיטלית) ונהלים בנוגע לפרוצדורה של אימות חתימה מרחוק. המשמעות? אם אתם זקוקים לבצע אישור חתימה על מסמך כלשהו, אתם כבר לא צריכים להגיע אל משרדו של עורך הדין ותוכלו לבצע את התהליך כולו מרחוק באמצעות האינטרנט.
יחד עם זאת, על מנת שתהליך אימות חתימה מרחוק יהיה בעל תוקף משפטי כנדרש, עליו להתבצע על פי ההוראות המדויקות בצורה הבאה: בשלב ראשון עליכם להתחבר לפורטל שירותי הממשלה באמצעות שירות ההזדהות הממשלתי. אם טרם התחברתם לשירות זה, יהיה עליכם להירשם אליו בתהליך שגם אותו אפשר להשלים בצורה מקוונת. לאחר שהתחברתם למערכת דרך מנגנון ההזדהות הממשלתית, תוכלו להתחיל תהליך של אימות חתימה מרחוק באמצעות דיווח על זהות עורך הדין שיבצע עבורכם את האימות. לאחר השלמת שלב זה תוכלו "לפגוש" את עורך הדין שלכם בצורה מקוונת וזאת באמצעות שיחת וידאו מרחוק. על עורך הדין להקליט את השיחה ועליו גם ליידע אתכם מראש כי הוא מתכוון להקליט אותה ולקבל את הסכמתכם לכך. לאחר שהושלם השלב הזה בתהליך, יוודא עורך הדין את זהותכם באמצעות הצגת פרטים מזהים ומסמכים מזהים שאותם יהיה עליכם לשלוח לעורך הדין במייל. לאחר שווידא את זהותכם, יקריא לכם עורך הדין, דרך שיחת הווידאו, את תוכן האזהרה כנדרש ולאחר שתיתנו לו את הסכמתכם, יהיה עליכם לחתום על המסמך בפניו, במסגרת שיחת הווידאו ולאחר מכן יוסיף עורך הדין את חתימתו על המסמך כנדרש. את אישורו של עורך הדין יזין עורך הדין אל תוך המערכת המקוונת. על עורך הדין לשמור כמובן את התיעוד המלא של שיחת הווידאו על פי הוראות כללי האתיקה של לשכת עורכי הדין.
האם חייבים לאמת את החתימה?
ובכן, הדרישה לביצוע אימות חתימה היא דרישה שנכפית עליכם על ידי הגורם מולו אתם מתנהלים ולרוב מדובר ברשות ממשלתית שיש לה את הסמכות לחייב אתכם בכך. את זה חשוב להבין, שכן התהליך של אימות חתימה בכלל כמו גם אימות חתימה מרחוק, הוא תהליך שעולה כסף בדמות דמי טרחה של מספר מאות שקלים לעורך הדין המבצע ומפקח על ההליך. מן הסתם, כעת מה שמעניין אתכם זה האם התהליך של אימות חתימה מרחוק הוא זול יותר מתהליך רגיל במרחב הפיזי והתשובה לכך היא לא. למעשה, במקרים מסוימים עשוי השירות להיות אף יקר יותר. הסיבה לכך, היא שבמסגרת תהליך אימות חתימה מרחוק, הדבר היחיד שהשתנה מבחינת עורך הדין הוא התגברות האחריות שלו, כמו גם המטלה שנוספה לו, לשמור את תיעוד שיחת הווידאו. מבחינתכם, מדובר בשיפור רב ובנוחות רבה, אבל מבחינת עורך הדין המצב הוא בדיוק הפוך ולכן, ישנם עורכי דין שיגבו על שירות כזה אף יותר מאשר על אימות חתימה במודל הרגיל.
