בשעה טובה, החלטת לפתוח את עסק חלומותיך. יש לך את הידע בתחום, את האנשים הטובים שמקיפים אותך ויסייעו לך בכך ואפילו מצאת מקום לפתיחת העסק, שיפצת והשקעת את מיטב חסכונותיך. עכשיו הגיע הרגע להתנהלות השוטפת ובדרך כלל זהו גם הרגע בו הבירוקרטיה והכסף מתחילים לשחק תפקיד עיקרי בעסק. מה בדיוק כוללת הבירוקרטיה וכיצד מנהלים בצורה אפקטיבית ונכונה את הכסף בעסק? הכנו עבורך מדריך הקמת עסק בו כל המידע על הנהלת חשבונות יעילה ואפקטיבית.
הקמת העסק – ניירת ובירוקרטיה
בישראל פתיחת עסק מצריכה לא מעט בירוקרטיה וניירת, ועוד לפני שבכלל חושבים על הנהלת חשבונות או על כניסת כסף לעסק. להלן רשימה מקוצרת של כל הניירת והבירוקרטיה בעת הקמת עסק כיום:
- יש לפתוח תיק במשרדי המע"מ, מס הכנסה ובביטוח הלאומי. המקום הראשון אליו מגיעים הוא המע"מ הקרוב לכתובת העסק, יש להביא למפגש זה חוזה שכירות, אישור מהבנק על ניהול החשבון או צ'ק מבוטל, צילום של תעודת הזהות ואם יש צורך אז אישור הסמכה מקצועית. לאחר הרישום מע"מ שולחים לבית העסק פנקס דיווח.
- התחנה השנייה תהיה משרדי מס הכנסה, שם יש לדווח מיד על תחילת פעילות עסקית. גם כאן יש להביא חוזה שכירות ותעודת זהות, ולמלא את הטפסים בהתאם לצרכי העסק. לאחר הרישום ישלח לבית העסק פנקס מקדמות בהתאמה לדיווח.
- בביטוח הלאומי יש למלא טופס שנקרא דין וחשבון שנתי בו יש צורך להכניס פרטים שונים לגבי ההכנסה הצפויה, וגם שם יקבעו מקדמות בהתאם לדיווח.
ניהול ספרים וחשיבות הנהלת החשבונות
כל עסק חייב לבצע הנהלת חשבונות על פי חוק הכולל אספקטים רבים של ניהול חשבונות העסק. הנהלת חשבונות חייבת להתחיל מיד אחרי הקמת עסק ותחילת הפעילות העסקית, ישנם בעלי עסקים להם הידע המתאים לבצע את הנהלת החשבונות בעצמם, אך בדרך כלל אנשים שוכרים שירות הנהלת חשבונות ממנהל חשבונות או דרך משרד רואי חשבון ויועצי מס.
לאחר פתיחת עסק הנהלת חשבונות הנה קריטית לפעילות התקינה של העסק. מצד אחד, היא מספקת תמונת מצב כספית מלאה בכל זמן, ומאידך היא מסייעת לעלות על טעויות ולתקנן בזמן. הנהלת חשבונות כוללת דיווחים חודשיים או דו חודשיים לרשויות השונות, תוך חישוב התשלומים אותם יש להעביר לביטוח הלאומי, למע"מ ולמס הכנסה.
מנהל החשבונות מכין את הדיווחים החודשיים או הדו-חודשיים לרשויות ומחשב את גובה התשלומים שעל העסק לשלם למע"מ, למס הכנסה ולביטוח לאומי. במקרה בו מגיע לעסק החזר מע"מ, מכין מנהל החשבונות דו"ח להחזר.
שיטות ניהול ספרים והנהלת חשבונות ממוחשבת
לכל עסק נקבעת השיטה על פיה הוא חייב בניהול ספרי החשבונות שלו. באופן כללי ישנן שתי שיטות לניהול הספרים – ברישום חד-צידי וברישום דו-צידי. כמו כן, עסקים שונים בוחרים לדווח בשיטות שונות גם כן – על בסיס מצטבר או על בסיס מזומן, ולכל אחת מהשיטות יש השלכות שונות על מועד תשלומי המס ותזרים המזומן של העסק.
כיום רוב הנהלת החשבונות מתבצעת באופן דיגיטלי ובאמצעות תוכנה הרשומה אצל מס הכנסה. חשיבות הנהלת חשבונות תקינה הנה גבוהה להצלחת העסק, היא משקפת בכל זמן נתון את תמונת המצב של העסק, האם ההכנסות עולות על ההוצאות, האם ישנן בעיות או טעויות בחישוב והאם יש צורך בפעולות שונות שישפרו את תמונת המצב הכלכלית של העסק.
